我们在通过调档函转档案时一般分为几种不同的情况，如果我们是从学校毕业之后找到的工作单位，需要将档案从学校的就业指导中心转移到工作单位里面，那么大家可以直接在毕业时领取一份就业协议。让接收档案的单位盖上公章之后就可以申请在毕业的学校领取一份报到证，在工作单位发放一份调档函到学校之后，学校就会帮助我们将档案转移到工作单位的人事部门，我们在毕业后，还需要带上自己的报到证前去报到办理好整个存档的手续。如果我们是因为在毕业时考上了研究生，需要将自己的档案转移到即将入读的研究生院校。那么大家就需要让录取院校开好一份调档函发放到我们的手上，大家再提交给原来的本科院校，让老师将档案直接转递到即将入职的学校中进行管理。如果我们是已经参加了工作，将档案存放在了某个地点，这时大家更换新的工作需要再次转递档案，我们就需要去新工作单位里面开调
准备材料。
(一)单位提取：应持有单位开具的介绍信，及来办理的工作人员的身份证件。
(二)本人提取：应携带具有档案管理资质的单位出具调档函、档案人的劳动合同、用工备案、社保证明。
(三)委托他人提取：有委托人单位出具的提(调)档函、委托人的委托书、委托人的身份证原件或委托人的身份证
法律依据
《中华人民共和国档案法》
第八条 人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才交流服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，应要求原单位补齐或查清楚。
第十一条 人才流动服务机构开具的转档手续，与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同 效力。机关、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续，方可接收流动人员人事档案。
