外协单位资料移交中的相关问题探讨
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发布时间：2022-04-21 19:52
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时间：2022-06-18 20:05
蔡庆芳
(中国地质调查局广州海洋地质调查局 国土资源部海底矿产资源重点实验室)
摘要 本文系统阐述了本单位资料馆在接收外协单位资料过程中出现的问题，主要包括移交程序、移交资料质量和数量等3个方面，这些问题影响资料的汇交、接收、归档和保存等工作环节，严重降低移交人和接收人的工作效率，并造成资源的浪费，针对以上问题提出以下3点建议：①项目合同明确规定资料汇交要求；②设立项目责任人对移交成果质量负责制；③明确资料馆对入馆材料质量监督责任制，提高资料汇交管理能力。
关键词 资料移交 资料馆 外协单位 归档
随着十八大“海洋强国”战略的提出，本单位作为海洋地质单位所承担的项目和国家任务逐年增加。为了保证项目的顺利完成和成果质量，越来越多的项目被划分为若干个子课题，由各研究领域的专家和学者协助完成。因此，越来越多的外协单位需要移交资料给本单位资料馆，但由于移交人员流动较大且缺乏沟通等原因，外协单位的资料移交工作始终不太理想。因此，确保外协单位移交资料的完整性、准确性和系统性是本单位资料管理工作必须进一步加以解决的重要问题。
1 外协单位及成果移交的意义
本文中的外协单位是指除本单位之外的项目协作单位。外协单位按照课题任务书要求向本单位资料馆提交成果资料。
术业有专攻，各项目由不同人员承担，同一项目的不同子课题亦可能由不同人负责。此外，同一课题不同阶段的资料的编写或整理人也不尽相同，由此导致外协资料移交中出现各种问题，移交的资料不符合资料管理要求，严重影响了移交人和接收人的工作效率，浪费了大量的人力、物力和财力，也影响了单位资料归档的质量和汇交资料的质量，更多地会影响外协成果的接收和保存。
2 存在的主要问题
2.1 移交程序方面
由于合作次数较少或第一次承担本单位外协项目，大多数外协单位不熟悉本单位资料馆的资料移交相关规定，且与项目负责人或资料馆缺乏必要的沟通，所以在资料移交过程中经常会出现移交程序缺失等现象，主要有报告号未索取、移交清单未制作等。
报告号是在成果报告相关资料(包括纸质和电子介质)制作前，由移交人或项目负责人到本单位资料馆填写相应表格后获取的流水号，在成果报告相关资料(如电子文件登记表、载体外标签等)填写过程中需要填写的数字编号。移交清单是资料移交人与本单位资料馆接收人之间履行移交手续时必需的移交凭证。而外协单位在资料移交前往往遗漏以上两个移交程序。
2.2 移交资料数量方面
部分外协单位不熟悉本单位资料馆对资料移交的数量规定，且与项目负责人或资料馆缺乏必要的沟通，导致资料在资料移交数量方面出现问题，通常出现成果报告、结算报告等资料份数不足或超出要求等现象。
本单位资料馆规定外协单位成果报告应提交6份纸质版及2份电子版，结算报告、合同书等原始资料需提交纸质版1份，而部分外协单位提交的资料数目不符合以上规定。
2.3 移交资料质量方面
由于外协项目负责人或资料移交人员存在侥幸心理，不重视移交资料的质量，导致资料在质量方面存在问题。下面就外协单位资料移交中的质量问题进行简单说明。
2.3.1 盖章和签字问题
外协单位移交的资料，需要签字、盖章的资料没有相应的签字和盖章。单位规定需盖章处主要有成果报告扉页、电子文件登记表、涉密情况登记表和载体外标签等的落款处，而班报表格、工作方案表格和财物表格等的底部则需相关工作人员或领导签字。因单位公章不可随意携带，且单位领导肯定不会同行等原因，资料移交人就需要返回单位补充签字、盖章等手续。
2.3.2 打印装订问题
本单位资料馆规定报告目录之前部分需单面打印，正文部分双面打印，打印清晰，单册装订厚度不得超过2cm，装订需整齐结实。部分外协单位移交资料中通常出现单双页打印混乱，图件公式等打印不清晰，单册资料厚度远远超过2cm等问题，此外，在资料装订方面出现装订质量差、不整齐等现象，影响资料的顺利接收和使用。
2.3.3 图号、表号编写格式问题
本单位资料馆规定同一份资料中的图号、表号需采用统一的编写格式，如图1、图1-1或图1-1-1的格式任选一种，部分外协单位移交的资料中出现混用以上两种或三种格式的现象。
另外，本单位资料馆规定移交资料中的图、表与图号、表号与图表尽量位于同一页内，当图、表较长而分居两页或更多页时，应添加续图、续表号和表名、表头，部分外协移交资料未按以上要求编写，导致资料阅读不方便，需翻回前几页获知图表名称，严重影响资料服务质量。
3 原因分析
外协单位在移交资料过程中主要表现为不熟悉本单位资料馆资料移交规定和存在侥幸心理，企图蒙混过关等现象。
具体原因分析如下：
1)外协单位与本单位合作次数较少或初次合作，未能深入了解本单位资料馆资料移交的相关规定。
2)外协单位对资料移交不够重视，或认为资料应有本单位资料馆工作人员编辑成册，未能在资料准备过程或移交前与本单位项目负责人或资料馆沟通移交相关事宜。
3)合同不够完善，项目负责人未能将资料移交规定及其重要性告知外协单位，包括资料移交的新规定、新要求未能及时传达至外协单位等。
4)资料验收制度标准不够严格，问题资料侥幸过关的现象仍有发生。
4 解决办法
资料移交过程中出现各种问题，导致资料移交和检查过程出现反复，增加了资料移交人员和接收人员的工作负担，影响了工作效率。因此，如何减少甚至消除外协单位资料移交中的诸多问题，提高资料移交的成功率迫在眉睫。
下面就外协单位资料移交过程中出现的问题提出几点建议：
4.1 项目合同明确汇交要求
项目负责人与外协单位签订项目合同时，应将资料汇交列入合同，详细说明资料汇交的要求，以引起外协单位对资料汇交的重视，只有从思想上开始重视移交资料的质量问题，才能从行动上避免各种问题的出现，争取一次性完成资料移交工作，从而节省一大批因资料反复修改而产生的费用，使工作效率大幅度提高。
4.2 设立项目责任人对移交成果质量负责制
项目负责人对外协单位移交的成果质量负连带责任，将资料移交与项目验收相结合，如果外协单位不能按资料馆规定移交成果，项目负责人需承担相应的责任，项目则无法通过验收，督促项目负责人在选择外协单位的时候考虑外协单位移交成果的情况。因此，项目负责人在与新的子课题承担人合作时，应把本单位资料馆的外协单位资料移交规定传达给对方，以避免各种资料移交问题的出现。只有项目负责人增加对外协单位资料移交工作的关注，成为移交人和接收人之间的枢纽，才能更好地解决外协单位资料移交中的诸多问题，节约彼此在反复移交资料中所浪费的时间和精力。
4.3 明确资料馆对入馆材料质量监督责任制，并提高资料汇交管理能力
明确资料馆在外协资料移交过程中的监督责任，只有严把质量关，才能预防并杜绝移交资料格式乱、标准乱等一切不符合要求的现象发生。具体措施如下：
1)进一步整理并发布《外协单位资料移交规范》，详细规定移交资料的相关制作规范、移交流程和移交数量、质量等问题，并明确规定资料接收人在外协资料接收中负有监督责任。
2)及时向项目负责人传达外协单位资料移交规范及其新变化。
3)充分利用现代信息技术，努力提高地质资料汇交管理水平，向全国地质资料馆学习先进的资料管理模式和汇交经验，如全国地质资料馆开发的汇交监管平台EDMAKER2014，争取开发出与本单位资料馆实际管理模式相适应的资料汇交监管平台，并逐步向全国地质资料馆的管理模式转变、靠拢。
5 小结
外协单位资料移交不合格，严重影响了移交人和接收人的工作效率，浪费了大量的人力、物力和财力，也影响了单位资料归档的质量和汇交资料的质量，更多地会影响外协成果的接收和保存。
本单位资料馆在接收外协单位资料移交中出现的各种问题主要表现在移交程序、移交资料数量和质量等三个方面。针对以上问题提出以下三点建议：①项目合同明确规定资料汇交要求；②设立项目责任人对移交成果质量负责制；③明确资料馆对入馆资料质量监督责任制，提高资料汇交管理能力。
