.订货、发货和退货怎么操作?
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发布时间：2022-04-28 23:41
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时间：2022-06-25 14:45
中间商向企业发出求购产品的信息后，营销主管必须负责操作和审批订单。
1．操作订货程序
订货程序主要有五个步骤。
（1）订货信息的接收、确认
客户发出订货信息是以订单为标志的。下订单的方式通常有业务员直接下订单、电话传真下订单、网上下订单三种。订单信息包括客户名称、地址、联系人电话、产品品名、规格、单位、数量、单价、总价、负责人、承办人、盖章、日期等内容。
（2）订货信息的统计、整理
收到客户的订货信息后，营销主管应进行有效统计、整理。统计、整理的内容主要包括客户的名称、地址、联系方式、产品品名、规格、单位、数量、单价、总价、订货日期、交货日期以及经办人等。
（3）双方签订订单明确其权利和责任
双方达成一致的交易意愿后，签订订单或订货合同以明确双方的权利和责任。订货合同需明确客户名称、订单号码、订货日期、交货日期、产品品名、规格、单位、数量、单价、总价、双方的权利和责任等。
（4）订单的审查、核实
审查订货合同，主要是审核产品品名、规格、单位、数量、单价、总价等必填项目是否准确无误，客户的信用额度是否到达要求，销售周期是否异常，各级领导是否已签字。
（5）组织人员按程序发货
审核订单并确定可以发货后，可进入发货程序，安排配送中心准备发货。
2．订单审批程序
审批订单的程序如图23所示。
审批订单并确认订单后，营销主管要及时安排发货、送货，确保客户按时收到货物。
3．发货流程
发货流程如图24所示。
图24发货流程营销主管将发货通知传给生产科、制造科、技检科；生产科、制造科、技检科指派科室有关人员收集产品说明文字资料，并将收集的资料转交营销主管；营销主管审阅资料并签字，转交产品经理；由产品经理审阅、签字后，转交财务科；继而由财务科开具出库票，转交配送中心，进行货物配送。应当注意的是，库管员在装车前应核对发货通知单、发货点数单、备货卡和备货区的备货是否一致。核实没有错误后在发货单和发货点数单上签字，同时装货司机核对无误后签字，在发货单上加盖“已提货”章，最后和送货人一起送货。
4．送货流程
送货流程如图25所示。
5．操作要点
在发货、送货流程中，应注意以下九个方面：
图25送货流程①对于客户的订货产品及委托生产产品的交货期。应该经常与制造科保持联系，掌握其运作情况。
②若准备于指定交货日期前交货，应主动与客户联系，确定交货具体时间。
③当产品的交货日期需要推迟时。应主动通知订货客户以获取客户理解。
④在发货或查验产品时，应对照订货账单，确定品名、规格、数量、单价、总价及其他事项是否相符。
⑤在发货或配送货物时，应核实送货通知单。
⑥产品配送后，若出现客户拒绝收货、要求退货或其他问题，送货员应与负责人或营销主管取得联系。以寻求处理办法。
⑦晚班库管员在发货完成后，如有剩余产品则放回相应发货卡位，并将发货卡位的产品摆放整齐。
⑧晚班库管员发货工作完成后，应再次盘点发货卡位的产品数量与产品卡是否一致。
⑨配送中心下班前将所有发货单据、日报表和搬运凭证上交归档。
产品退换货流程设计营销主管应及时处理客户退换货的要求。
6．客户提出退换货要求
客户收到货物后，如对产品质量、价格、服务等方面不满意，或在运送过程中遇到产品受损等情况时通常会提出退换货要求。
7．经办人填写退换申请表
客户提出退换货要求后，经办人要立即填写退换申请表并交营销主管审核。
8．营销主管审核
营销主管收到退换货申请表后，应及时审核客户退换货的原因。审核退换货可依据以下四个标准：
①发货单是否保留完好。
②产品是否被拆封或者使用过。
③标贴、机器序号、防伪标记是否保存完好。
④是否属于人为原因导致产品受损。
营销主管审核后，如果同意退换货，则通知销售人员办理退换货；如果不同意，则需要经办人重新申请退换货。
9．交到仓储进行退换货
经营销主管开红字调拨单后，将退换货交仓储进行成品验收、分区存放，并作好登记以备查阅。
10．财务部门作账务处理
退换货交到仓储后，到财务部门开红字*进行账务处理。
