如何建设有效的档案管理信息系统

发布网友发布时间：2022-04-28 16:09

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热心网友时间：2022-06-19 15:42

如何建设有效的档案管理信息系统
一、信息系统建设在档案管理中的作用
1.管理便捷、节省物力和人力。建设档案管理的信息系统，利用现代化信息技术对档案进行分类别、分区域、分段和分期的管理，充分发挥信息技术的优势，有利于实现档案管理信息系统的建设目标。在企业单位中，档案管理信息系统作为一种新型的管理手段，节省了物力和人力，管理更加便捷，档案管理工作效率提高。
2.实现存储信息化和管理自动化目标。其一，实现了编目整理的自动化，对档案进行整理和分类，优化档案管理系统。其二，档案信息和文件统计更加自动化。计算机技术可以准确、快速地统计出档案的数量等各种数据，对不同类型的数据进行统计，加快了档案统计工作的进度。其三，检索更加自动化，同时，检索达到全面、准确。
二、档案管理信息系统建设期间存在的不足
1. 人才建设存在的不足。受档案工作人员知识素养、技术能力、专业背景的影响，使得工作过程中对计算机信息系统功能、用户需求等理解存在误区，影响信息系统建设工作的深入开展，也无法对用户需求进行分析，导致用户的参与度低，双方无法进行交流，用户的众多需求无法在系统建设期间实现。这一问题的出现，主要是企业单位人才不足，企业单位缺失专业性和复合型人才，对现有人才也没有再教育和培训，以致影响企业单位档案信息化建设。
2.档案人员业务能力不足。企业单位档案人员，无法很好地掌握和应用现代化技术，如数字图像扫描方法、复印机应用技术、光盘和网络技术以及多媒体技术等，使得其在工作过程中，无法适应档案信息系统建设，以致影响对信息的加工和信息的处理。同时，档案工作人员掌握检索技术的能力不足，也无法与各个图书馆建立联系，严重影响系统的实际应用。
三、档案管理信息系统建设中应注意的几个问题
1.注重人才培养和建设，为系统建设储备人才。档案管理工作是一个专业性要求严格的岗位，要求工作人员热爱自己的本职工作，明确自身的职责，忠于职守并爱岗敬业，也要求档案管理人员具备扎实的理论知识和科学知识，具有实际操作能力和管理能力等。为了更好地应用信息技术进行档案管理工作，建设档案管理信息系统，企业单位要注重人才培养和建设，明确教育培训目标，对工作人员进行科学知识、专业知识、道德素养、操作能力等培训，这样才能完善人才的知识和技能，不断提高自身，更好地投入到档案管理工作中。工作人员自身也应提高对自己的要求，在工作期间，不断学习，寻找差距，迎头赶上。工作人员要善于观察和总结，不断丰富文化知识素养，尽快掌握工作需要的先进技术，使自己的能力满足岗位需求。
2.探索完善档案信息管理方法。数字图像扫描方法、复印机应用技术、光盘和网络技术以及多媒体技术等，均是企业档案管理工作人员应掌握的，在掌握这些不同技术基础上，系统建设人员可大胆探索档案管理信息化建设方法和全新的管理模式，掌握先进的档案信息的传播、加工处理和检索等技术，构建电子文件与电子档案，明确电子文件档案管理的新标准。加强与其他档案馆之间的联系与交流，建立合作关系，各个档案馆分工合作，共同建立档案信息等资源共享平台。
3.实现标准化、规范化管理目标。标准化、规范化的档案管理，是衡量一个企业单位管理水平和业绩的主要指标。实现档案工作标准化、规范化，是保证档案管理和档案资料完整化的基础。所以，在档案管理信息化建设期间，要倡导标准化与规范化管理目标，信息文件在立卷后及时归档，明确文件立卷和归档的重点，而后合理地分工，依据以本单位为主的档案管理原则，实现本单位文档资料标准化、规范化管理的目标。

热心网友时间：2022-06-19 15:43

一、档案管理（一）凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。（二）文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。（三）档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。二、文书档案管理（一）归档范围 1、行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、*性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；*机关颁发的重要文件。 2、组织人事\教育培训类：员工变动表、花名册、教育培训卡。 3、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，*主管部门下发的有关文件材料。 4、质量管理类：质量管理方面的制度。 5、技术类：产品及生产方面技术文档。 6、销售纪事类：公司大规模的销售活动纪事。