石墨这些功能,希望你永远用不上,但必要时真能「救命」
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发布时间：2022-10-16 21:50
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热心网友
时间：2023-10-24 10:45
最近有几个大新闻：
某知名互联网企业裁员，员工不满，一怒之下把工作文件删光了 。文件缺失，无法进行工作交接，业务陷入停滞。
某省国家保密局查处并通报了一批微信泄密案 ，包括用微信转发 涉密文件、用小程序识别 涉密文件、用微信群传达 涉密文件等。当事人受到政务记过处分，单位在全市被通报批评。
看到这里，身处管理层的人可能会思考，被删光的文件能恢复吗？怎么恢复？业务何时才能回归正轨？涉密文件是否已泄露？会产生什么隐患？
这些思考都指向一个核心问题——如何才能确保企业组织的文件数据资产安全可控？
8 年间，石墨积累了服务近百万家企业客户的经验，构建了企业文件全生命周期安全管控体系 ，通过管控、预警、补救、追溯 4 大对策，有效降低文件安全风险，杜绝文件信息泄露。
一个很常见的场景：销售数据属于敏感数据，某企业希望只有老板和销售负责人可以查看所有小组 的销售数据，各小组只能查看自己组 的数据。
传统办公模式下，为了安全管理，相关文件都被分散地保存在各小组负责人手中，老板想看汇总后的文件，需要找小组负责人一个个地去要，非常低效。
石墨的多重权限体系可以很好地解决文件安全性与流通性兼顾 的问题。首先，由销售部负责人创建一个「团队空间」，将老板添加为「管理者」，将整个销售部添加为「只读协作者」；然后创建各小组的文件夹，比如华南、华北等。
在华南文件夹中，设置上级目录协作者为「没有权限」（即整个销售部除销售负责人和老板外都无法查看华南文件夹），再单独添加华南组为「只读协作者」 ，这样就实现了“除了销售负责人、老板和华南组成员之外，其他成员无法查看华南文件夹。”
（以下所有图片均可点击放大查看）
如果企业希望在各组文件夹里，只有组长能下载 文件， 其他成员只能看，不能下载 ”，可以通过「高级权限设置」 取消上级目录的继承关系，也取消其他角色的下载权限，再手动添加各组组长，这样就实现了同一文件夹内的差异化权限配置 。
同理，考虑到各种复杂情况，企业还可以像设置查看权限一样给文件设置谁能打印、谁能复制、谁能创建副本 等等操作。
颗粒度更细的权限设置，石墨也能支持。以表格的单元格为例，如果企业希望某表格中的部分单元格，全员可查看，但只有销售部门可编辑 ，那么可以为这些单元格单独设置「锁定权限」 ，为企业全员添加「仅查看」权限，为销售部添加「可以编辑」权限即可。
小到一个单元格，大到团队空间，在石墨文档都可以进行精细的权限配置。毫不夸张地说，石墨的权限体系，其灵活度、覆盖面比国内外几乎所有同类产品都要领先 。通过组合使用，企业完全可以根据自身业务场景定制安全且灵活的管控体系，在保障安全的前提下使企业知识最大化自由流动。
假设某员工在即将离职的时候，下载了一些工作文件带走，因为文件仅储存在员工电脑里，企业不知道该员工短时间内下载了多份文件 ，也不知道 TA 下载了哪些文件 ，这就给文件安全埋下了一颗不定时*。
在石墨文档，管理者可以通过「文件安全预警」设置单人单天导出文件数量上限 ，如果有员工操作触发这个数量，系统会立即发出邮件通知 ，管理者能及时得知员工的操作动态，并根据文件的信息来迅速判断这位员工的行为是否需要加以制止。
不仅是对下载这一动作的预警，在「文件安全预警」设置面板中，还可以针对打印、开启文件共享、创建副本 等等操作进行预警设置。对涉密业务较多的企业而言，实时预警机制 可以帮助企业将文件安全风险控制在最低状态。
后续石墨还将推出风控引擎 进行敏感词和异常行为的监控，能够自动判断危险操作，临时停用高危账号，将事故扼杀在摇篮。
以文章开头提到的某互联网企业为例，员工离职时删光了重要文件，如果这些文件被储存在石墨文档企业账号中，管理者可以通过「定位操作人」迅速恢复被删除的文件 ，最小化文件丢失对业务的不良影响。
如果有员工在离职时没有妥善地交接工作文件，管理者可以直接指派交接人 拿到这些文件，避免交接不畅影响接手人后续工作的开展，影响业务平稳过渡。
如果有员工公开了企业内部机密文件，管理者也可以在后台统一管理所有已开启公开链接的文件 ，修改文件权限，避免文件被无权限人员查看。
在石墨文档，管理者拥有对企业的全部文件的操作权限，就像一只“看不见的手”，执行一系列补救措施，将已发生事故对业务和企业造成的负面影响降到最低。
如果机密文件已经被散布到网络，企业要对此事故进行复盘和追责，但文件泄露路径不明，责任人不明，不知从何查起。
在石墨文档，企业可以通过查看「操作日志」，定向查询任意时间段、任意操作者或任意文件的操作记录 ，包括删除、复制、登录、导出……甚至开启公开链接等操作，然后通过搜索和筛选来还原事故现场和责任人，定位问题 ，进而做出有针对性的改善措施。
为进一步满足中大型企业对文件安全更高级别的需求，除了《企业文件安全管理方案》之外，石墨文档还提供私有部署服务——将石墨全系办公套件与整体服务部署在企业自有服务器 ，支持公有云，私有云与自有机房，在企业数据自主掌控的前提下，使用石墨办公套件，并支持通过 API 与现有系统打通，让现有系统与石墨办公套件高效链接，大大提升企业的文件安全性，也能满足更多定制化业务场景。
文件是企业的重要资产，管控和预警，可以防患于未然；补救与追溯，能够让损失减小到最低；私有部署则是从根本上提供的安全保障 。8 年间，石墨响应了一个又一个客户的诉求，解决了一起又一起棘手的事件，不断积累经验，才构建起这个日益完备的安全系统，希望能为注重文件安全的企业提供切实可行的保障。
