单证员操作指导:办理外贸单证认证
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发布时间：2023-04-15 04:31
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时间：2023-10-14 08:33
在国际贸易中，货物的交接和货款的结算主要是通过各种商业单据的转移来实现的。为确保这些商业单据的真实性和交易的安全、避免*等单据的私下交易、保证商品质量，根据有关惯例和进口国的相关规定，通常由出口商所在地商会、公证/认证机构或进口国驻出口国使/领馆对各种商业单据加以确认和证实。为此出口商必须对相关内容有所了解并根据具体要求准确办理相应事务。
一、商会（即贸促会）认证
1.涉外商业单证认证范围：商业*及形式*、提单（签发提单的船公司必须提供营业执照及有关文件在签证机构备案，外国船公司在我国的办事处签发的提单不予认证）、商品数量及重量证明、各类运输证明及单据（各类船证）、装箱单、价格单、检验证书（外国在中国境内设立的检验机构出具的检验证如SGS、中国商检公司出具的检验证如OMIC直接用于出口结汇的）、品质证书（商检公司签发的检验证书，出口方、供货方或生产厂家出具的检验证、品质证、健康证、分析证等所涉及的非法检产品）、屠宰证书、保险单（签发保险单的保险公司必须提供营业执照及有关文件证明在签证机构备案）、其他用于结汇的单据和单证。
2.企业出具的证明其产品达到国内或国际标准的证明、药品或食品卫生证明（须提供专门机构出具的佐证后方可认证）；证明副本、影印件、节本与原件相符的文书、单证（卫生许可证、农药注册证明、质量认证证书、自由销售证明等）。
3.包括商标注册证书、专利证书在内的知识产权方面的证明。
4.证明事项一般为:有关文件上的签名、签章、印章属实；对所申办事实的真实性进行证明。例如：某企业在香港办理了SASO认证，客户要求贸促会作相关证明，其做法是：因贸促会不可直接认证境外机构出具的文件，所以申请人应以单位名义出一份《声明》，对出口货物的情况加以叙述（品名、数量、*号码等）并说明该批货物已通过SASO认证。申*明时，应提交申请书、申请函、一式两份的《声明》和SASO证书原件供贸促会参考。核对无误后，贸促会为声明办理商事证明，证明《声明》上的印章属实，并把SASO证书复印件附在认证的文件后面，对外出具。
5.认证单据的程序：提出申请（提交申请单位介绍信、填写单证认证申请书、提供有效的营业执照副本影印件、经办人的身份证/护照影印件、申办文件上印章印模及法定代表人身份证明及其手签字样、其它相关佐证材料）→受理（经办人全面了解要认证的商业单据并向申请人询问认证理由和事实）→审查（认证机构对申请人所提供的材料的书面真实性进行审查）→出证（认证机构在单据的正面加盖“中国国际贸易促进委员会单据证明专用章”，如要求以商会名义认证时，同时加盖“中国国际贸易促进委员会”的说明章）。
二、指定机构出证、认证如合同或信用证中要求指定机构出具相关证明或认证，当事人必须照办。实践中常见的有：
1.“CCC”认证服务。即中国强制性产品认证（China Compulsory Certification）的英文缩写，也叫“3C认证”。我国于2003年8月1日起正式开始实施强制性产品认证制度。国内企业生产或进口，只要是国家公布必须认证的产品，必须通过强制认证，否则不得投放中国市场销售。
2.环境标志。一种印刷或粘贴在产品或其包装上的图形标志，表明该产品不但质量符合标准，而且在生产、使用、消费及处理过程中符合环保要求，对生态环境和人类健康均无损害。表现为德国“蓝色天使计划”、加拿大的“环境选择”、日本的“生态标志”、美国“再生标志”和欧盟的“欧洲环境标志”，此外还有“ISO14000”环境标志国际认证，其目的是为了规范企业的环境行为，减少人类对环境的污染，节约资源，改善环境质量，企业可自愿选择Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ型环境标志认证。
3.GS认证。其含义是德语Geprufte Sicherheit(安全性已认证)，也有Germany Safety"（德国安全）的意思。GS认证以德国产品安全法（SGS）为依据，按照欧盟统一标准EN或德国工业标准DIN进行检测的一种自愿性认证，是欧洲市场公认的德国安全认证标志。该标志是强有力的市场工具，能增强顾客的信心及购买*，欧洲绝大多数国家都认同该标准。产品满足GS认证的同时也意味着满足了欧盟的CE标志的要求。
4.CB体系。是“Certification Bodies’Scheme”（认证机构体系）的缩写，CB体系是电工产品安全测试报告互认的第一个真正的国际体系。各个国家的国家认证机构（NCB）之间形成多边协议，制造商可以凭借一个NCB颁发的CB测试证书获得CB体系的其他成员国的国家认证。CB体系的主要目标是促进国际贸易，其手段是通过推动国家标准与国际标准的统一协调以及产品认证机构的合作，而使制造商更接近于理想的“一次测试，多处适用”的目标。
5.欧盟CE认证。该标志是一种强制性安全认证标志，被视为制造商打开并进入欧洲市场的护照。凡是贴有“CE”标志的产品可在欧盟各成员国内自由销售，表明产品符合安全、卫生、环保和消费者保护等一系列欧洲指令所要表达的要求。“CE”是法语“Communate Europpene”（欧共体即现在的欧盟）的缩写，其代表欧洲统一（Conformite Europeenne），它还是欧盟多国语言中的“欧共体”的缩写，最开始称EC（英语European Community），后因法文称谓是Communate Europpene，意大利文为Comunia Europea，葡萄牙文为Comunidade Europeia，西班牙文为Comunidade Europe等，故改EC为CE，也有人把CE理解为Conformity with European Demand（符合欧洲要求）。
6.“SA8000”。是社会责任标准（Social Accountability 8000）的英文缩写，是发达国家发起的以保护劳动环境和条件、劳工权利为主要内容的新国际标准，一些国家已将企业获得SA8000国际标准认证作为市场准入条件，对此我国出口企业应引起高度重视。
7.ROHS认证。是《电气、电子设备中*使用某些有害物质指令》（The restriction of the use of certain hazardous substances in electrical and electronic equipment）的英文缩写，其规定，在电气、电子产品中如含有铅、镉、汞、六价铬、多溴二苯醚和多溴联苯等有害重金属的，欧盟从2006年7月1日将禁止进口。
8.CSA认证。加拿大制订的产品标准，其认证过程是：申请人填写初步申请表，连同产品资料一并提交→CSA确定认证费用、样品和测试地点等，书面通知申请人→申请人确认后，签署正式申请表，电汇认证费用，并将测试样品送到指定地点→CSA工程师根据相关标准进行测试，测试完毕后，CSA出具一份评估结果信（Find鄄ingsLetter），并要求客户回答有关问题。
此外，电子产品的安全认证各国使用不同的认证标记。如美国的UL、德国还有VDE和TUV、澳洲的SAA、荷兰的KEMA、芬兰的SETI、英国的BS、法国的NF、丹麦的DEMKO、挪威的NEMKO、瑞典的SEMKO、瑞士的SEV、比利时的CEBEC、奥地利的OVE等。
三、使、领馆认证
国际贸易实践中要求使、领馆认证的国家主要是中东和非洲的一些国家。因目的不同，所提出的认证证书的要求也略有区别。
1.产地证和*的要求。多数国家进口肉类产品时要求出口方对产地证、*、商检证和屠宰证等四张单据进行认证；有的国家要求出口商提供经认证的自由销售证明；科威特有关部门要求认证产地证须同时认证阿、英文证明，又称白色产地证，根据规定，白色产地证第一空白填China，第二空白填Chinese，如果是纺织品，还要填全棉或全化纤或棉花、化纤各占百分比，第三空白填中国港口，第四空白填制造厂或公司，最后应加盖出口公司章和贸促会的认证章；如在利比亚使馆单独认证产地证，必需随附加盖了贸促会认证章的*正本，只认证*的，要附加盖贸促会认证章的产地证副本供使馆参考，而且在供参考的单据的右上角注明“不需认证，供使馆阅”字样；叙利亚认证的产地证须打上使馆规定的内容，还必须有不以色列港口的字样。
2.使馆对认证文件译文的要求。巴基斯坦要求提供英文或中英对照公司简介、产品目录清单；哥仑比亚要求所有文件均西班牙文认证；阿根廷的认证文件要附意大利译文；奥地利要求认证文件有德文译文。
3.对中南美洲尚未建交国家的单据认证。通常是通过进口商找有驻华使馆的第三国代办认证；也可与进口商商议由中国贸促会出具证明，证明该国目前在华尚无使馆，为此要求给予免认待遇。
四、注意事项
1.提交需认证的各类单证一律打印，手写无效。并要做到清洁、完整、有效，凡修改处要盖申请单位校正章（每份单证使用校正章不得超过三处），提交时应注明各单证需认证的份数。
2.所有单证认证须在贸促会留底一份（可以是影印件），认证是一事一证，不受理多事一证。
3.认证商业*时，应确认*上的金额、印章或签字是否真实、准确、合法。如对商业*或价格单上所列金额有疑义时，应要求当事人提供合同，对与合同定价不一致，又不能提供合理证明的，签证机构应拒绝认证。
4.在认证由出口企业或供货方出具的无毒、无放射性证明时，除了要求申请人提供信用证或其它申请认证依据外，还应参照检验机构出具的检验证，检查其品名及有关内容是否一致。
5.报关单认证中认证公司的报关专用章属实，未经我国海关加盖验讫章的，应视为无效报关单，我国贸促会不予认证。
6.认证收费有的按份收取，有的以*按总金额为准，还有部分驻华使馆不收认证费；如公司要求退回已认证的文件，使馆只退文件不退认证费，重新认证则需要重新交费。
7.有些国家规定，认证文件除签字、签章外，还要求该会批注：“seen”（已阅）或“seenapproved”（已阅并认可），对此，出口商应特别注意。
8.认证文件须避免印章漏盖、反盖或多盖以及印章不清的情形，如有附页应粘贴在正页上并加盖贸促会骑缝章。
9.由商检局出具的文件上不能再加盖贸促会认证章，否则将视为无效。
五、实例分析信用证中规定：“ORIGINAL INVOICE AND CERTIFICATE OF ORIGIN DULY LEGALIZED BY UAE ORANY ARAB EMBASSY. IN THE ABSENCE OF UAE EMBASSY/CONSULATE TO BE LEGALIZED BY TRADE CENTER OR COMMERCIAL OFFICES TO BE SENT DIRECTLY TO APPLICANT AND A CERTIFICATE TO THIS EFFECT FROM THE BENEFICIARY TO ACCOMPANY THE DOCUMENTS. NON LEGALIZED COPIES OF INVOICE AND CERTIFICATE OF ORIGIN ARE ACCEPTABLE FOR NEGOTIATION.”其意思是正本*和原产地证须由阿联酋或任一阿拉伯的大使馆认证。如当地无阿联酋大使馆/领事馆，可由贸易中心或商务办公室认证，单据应直寄开证人，受益人应为此出具相应证明随议付单据提交。未经认证的*和原产地证不影响议付。该条款要求对*和原产地证进行认证，但并未坚持必须如此
