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会议策划需要注意哪些问题?

发布网友 发布时间:2022-04-23 11:43

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3个回答

热心网友 时间:2022-04-27 10:39

根据会议的级别和具体情况不同,首先要做好会议主题的择定,再根据不同的会议模式,做好会议议程的安排。31会议网提醒您做会议策划需要注意以下几点。
  1、会议接待
  找一家拥有丰富的会务接待经验和专业的会务公司,他们可以提供各种类型的会议服务咨询,可以根据您的会议目的、日期、房、餐标准,人数、出发地、财务预算及其他各种的特殊项目要求制作一项属于您的会务策划,为您提供所需了解的会议主办地的有关情况。
  2、会议场地布置
  根据会议的人数和目的,找到合适场地布置方式。您可以选择室内、室外、课桌式、宴会式、剧院式、长桌式、U形式、圆形式、回形式、椭圆形式等各种台形布置。也可以让会务公司根据您要求的效果来设计特别的台形,并为您的会议场地增加横幅、广告画、产品展式柜、鲜花和天鹅绒的桌布,再放上矿泉水和润喉糖,让您的会场更显尊贵。
  3、会务设备
  一般性的会议设备有:*台、演讲台、无线(有线)麦克、白板、纸笔、屏幕、幻灯机、多媒体投影仪、背景板、指示牌、签到台等,高等级的会议将根据要求提供专业舞台、音响扩音系统、同声传译系统、演出灯光系统、视听设备、电视墙等。
  4、广告产品设计与制作
  安排设计会议产品展示,印刷邀请函和胸卡会议主题或产品介绍书。
  5、会后总结
  为使会议有一个更*的效果,要花功夫整理会务资料,统计客户名单、地址、整理归档客户反馈意见、总结会议意见,安排客户返回等。

热心网友 时间:2022-04-27 11:57

会议策划应该注意会议费用、参会人员、会议日程、会议议题、会议效果等问题。

热心网友 时间:2022-04-27 13:32

 为保证会议的成功,会前必须做好充分的准备:会议顺利与否,关键在于会前的精心策划。会议的准备工作一般包括会议的发起、会议召开的时间和地点的选择、会议的邀请,以及会议议程的拟定、会议文件的准备和有关的技术性问题(如与会各国代表团的座次安排。会议名称的使用等等);周密的准备工作可为会议的成功奠定良好的基础。
  从某种意义上说,会议的发起就是会议的酝酿过程。有关发起国家常常通过适当的外交途径,事先同其他国家。特别是有关主要国家就拟议中的会议交换意见,听取建议,以便对会议的召开达成一致或谅解。会议的议程、开会的地点、时间、参加的国家等常常是各国讨论、磋商的主要问题。
  可以毫不夸张地说,每一个国际会议都是一个系统工程,只因各自的层次高低不同、规模大小不一而迥异。从邻近各国,甚至世界各地,调兵遣将汇集数十人乃至数千人至某地参加一次国际会议已属不易。会议中,既要使代表们能开诚布公,畅所欲言,又要使会议在高谈雄辩中保持一致,善始善终,更费周折。何况国际会议的与会者都有一定的身份,不是专家教授,便是社会贤达;不是商贾巨富,便是*大臣。如会务安排发生差错或生活接待有所疏忽都会造成不良的国际影响,使组织者感到尴尬,使代表们感到遗憾。国际会议还是个跨行业、跨部门的工作,从外事到*,从文书到翻译,从印刷到电信,从食宿交通到旅游,无不一一涉及。它必须有许多单位的密切配合与合作,层层负责,环环扣紧,才能事竟于成。进行这样的系统工程,如不事先预作周密的策划,而是“跟着感觉走”,走一步看一步,就难保不出问题。对国际会议要预做认真策划的目的是:
  一、有条不紊地进行工作。有了策划,什么时间完成什么,完成到什么程度,由谁来完成,便心中有数,可以避免盲目性和随意性,加强时间观念。
  二、预见可能遇到的困难。未雨绸缪。策划即使不能防止意外险阻的出现,至少能使人处变不惊,增加工作的主动性。
  三、对各种需要做出估计。兵马未动,粮草先行。国际会议需要充分的人力、物力和财力支持。有了规划才能估计到各种需要的种类、数量和出现的时间,预做准备,防患于未然。
  国际会议的组织者理所当然地要认真进行策划,其他与会人士虽不直接从事策划,但熟悉一下国际会议的形成和内中的问题,也定会有所裨益。
  策划国际会议需要注意:
  一、及早动手。通常一个大型国际会议的构思、酝酿和策划一年前就要开始。策划是个渐进的过程。在构思和酝酿阶段中,策划的雏形实际上也在形成,只是待筹备进行到一定阶段时,人们要求看到工作设想和实施方案,正式的策划才破茧而出。经验表明,策划宜早不宜迟,原因是需留出讨论、修改和审批的充分时间。
  二、全面考虑。国际会议的准备工作涉及方方面面,需考虑周详,避免因一时疏漏在将来造成损失。如会议主题选择不当就可能使会议谈不起来;如时间选择不当,正值寒冬或酷暑,就会使与会者叫苦不迭;如会场未选合适,会议服务跟不上来,就会使会议陷于停顿。智者千虑必有一失,虽不应对策划者求全责备,但策划者也决不能因此而放松努力。特别要抓紧关键环节,避免出现大的闪失。

 三、订出落实的时间表。为了保证策划能按时实施,必须订出各阶段任务的具体落实时间表。这一时间表是督促检查的依据,也是掌握进度,调整快慢的准绳。经验证明,掌握以下两个环节是关键:
  (一)会议请柬发出的时间;
  (二)代表抵达和签到的时间。
  会议请柬的发出是会议前期准备完成的重要标志。很难设想在会议名称、主题、时间、地点、与会范围及经费确定和落实之前,就发出请柬。代表的顺利抵达和签到则是会前准备已经全部就绪,会议即将开始实质性活动的另一重要标志。因此,如能科学地确定发出请柬和代表报到的时间,并认真予以执行,其他准备工作便可一一带动。

  四、借助他山之石。对于我们许多人来说,国际会议还是一个相对的新事物。我们的知识有限,经验不足,应当求助于国内外的先行者,汲取他们的经验教训,结合本行业、本部门、本会议的特点,加以具体策划。别人的总结、规划、报告都有参考价值,可以借来一阅。有时,“与君一席谈胜读十年书”,也不妨一试。  
这是一个国际会议的注意事项,相对来说,一次小的会议策划做到这样的程度,会议一定能顺利开展。
以下附上参考文件地址,希望对你有所帮助。
http://www.fjfao.gov.cn/ztzl/ktx/wszs/201210/t20121002_524981.htm
会议策划需要注意哪些问题

(一)、会议资料准备注意事项: 1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好,注意区分参会人员的角色(如分成会议主持、参会领导、参会普通人员),资料按照人员角色分别准备。 2、会议资料较多时,需要按照会议议程将会议资料按次序排放,最好装订成册,编好页码,方便参会人员阅读。 3、当...

公共关系学简答题在采用头脑风暴法会议进行策划时应注意哪些事项

1. 在进行头脑风暴法会议策划时,首先应确保参与者能够畅所欲言,不对任何提出的方案立即进行评价或判断,以维护一个自由、开放的氛围。2. 其次,要积极鼓励与会者提出创新和非传统的观点。这种独到的见解有助于发掘新的思路和解决方案。3. 此外,应重视方案的数量而非立即追求质量。会议的目标是收集...

会议策划的注意事项

2、明确客户的偏好以及费用预算 所有的活动都是根据活动预算来策划和设计的,这就要求策划者要清晰了解客户对这场会议活动的预算区间,以及偏好的类型、风格等,这样才能策划出客户满意的会议活动,不然一切都是策划者的天马行空,那样的会议策划是不切实际的,最后客户也不会买单。3、了解会议策划的活动流...

会议策划需要注意哪些问题?

1、会议接待 找一家拥有丰富的会务接待经验和专业的会务公司,他们可以提供各种类型的会议服务咨询,可以根据您的会议目的、日期、房、餐标准,人数、出发地、财务预算及其他各种的特殊项目要求制作一项属于您的会务策划,为您提供所需了解的会议主办地的有关情况。2、会议场地布置 根据会议的人数和目的,找...

活动策划的原则和注意事项有哪些

4. 会议主题与目标:每个会议都需要明确的主题和目标来指导筹备工作。确定听众或参与者,邀请嘉宾,并进行市场推广。例如,一场针对特定行业的国际会议,可能吸引相关龙头企业作为赞助商,借此机会宣传产品。5. 活动执行亮点与特色:活动策划需要创意和特色,避免千篇一律。专业团队需在创意文案上下足功夫,...

会议活动策划的注意细节

会议成功的关键在于会议前的周密策划,会议的准备工作一般包括会议的举行、会议时间和地点的选择、会议的邀请、会议议程的准备、会议文件的准备以及相关技术问题的处理。精心准备可以为会议的顺利召开奠定良好的基础,那么会议活动策划中需要注意哪些问题?1、根据规划内容确定会议活动的时间,太早或太迟都不行...

办一场会需要注意哪些细节?

一、会议场地 依据会议人数与目的,来找合适场地来布置,可以挑选室内、室外、课桌式、宴会式等各种台型布置,也可以让会议策划公司来依据其要求的效果,进而来设计很特别的台形,为会议场地增加横幅、广告画、产品展示柜、鲜花与桌布等,以此来改变会议现场的整体效果。二、会议接待 需要来找到一家有丰富...

会议安排注意事项?

会议策划的注意事项一、需要做些什么?会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此,第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。二、谁来筹划会议?从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事...

举办大型国际会议的筹备工作有哪些,要注意什么?

以举办大型国际学术会议为例,其筹备工作不仅需要精心策划,更需周密考虑。以下是一份详尽的筹备攻略,包含关键环节和注意事项。方案制定是筹备的指挥棒,首先,方案组需大展身手。他们负责确定会议主题,邀约重量级嘉宾,设计日程安排,编写邀请函和主持稿,同时保持与嘉宾的紧密沟通,确保信息畅通无阻。紧接...

策划与准备一场会议考虑哪

首先确定会议主题,形式、与会人员等再做相应准备。注意事项 1.考虑周全要成功地举办一次会议,尤其是大型会议,须要考虑很多方面的问题,比如开会的时间是否能保证大家都能参加,会不会遇到外宾来访或者公司出货;不能出席的人是否有替代人选,怎样联络;会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员...

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