会议策划需要注意哪些问题?
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发布时间:2022-04-23 11:43
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热心网友
时间:2022-04-27 10:39
根据会议的级别和具体情况不同,首先要做好会议主题的择定,再根据不同的会议模式,做好会议议程的安排。31会议网提醒您做会议策划需要注意以下几点。
1、会议接待
找一家拥有丰富的会务接待经验和专业的会务公司,他们可以提供各种类型的会议服务咨询,可以根据您的会议目的、日期、房、餐标准,人数、出发地、财务预算及其他各种的特殊项目要求制作一项属于您的会务策划,为您提供所需了解的会议主办地的有关情况。
2、会议场地布置
根据会议的人数和目的,找到合适场地布置方式。您可以选择室内、室外、课桌式、宴会式、剧院式、长桌式、U形式、圆形式、回形式、椭圆形式等各种台形布置。也可以让会务公司根据您要求的效果来设计特别的台形,并为您的会议场地增加横幅、广告画、产品展式柜、鲜花和天鹅绒的桌布,再放上矿泉水和润喉糖,让您的会场更显尊贵。
3、会务设备
一般性的会议设备有:*台、演讲台、无线(有线)麦克、白板、纸笔、屏幕、幻灯机、多媒体投影仪、背景板、指示牌、签到台等,高等级的会议将根据要求提供专业舞台、音响扩音系统、同声传译系统、演出灯光系统、视听设备、电视墙等。
4、广告产品设计与制作
安排设计会议产品展示,印刷邀请函和胸卡会议主题或产品介绍书。
5、会后总结
为使会议有一个更*的效果,要花功夫整理会务资料,统计客户名单、地址、整理归档客户反馈意见、总结会议意见,安排客户返回等。
热心网友
时间:2022-04-27 11:57
会议策划应该注意会议费用、参会人员、会议日程、会议议题、会议效果等问题。
热心网友
时间:2022-04-27 13:32
为保证会议的成功,会前必须做好充分的准备:会议顺利与否,关键在于会前的精心策划。会议的准备工作一般包括会议的发起、会议召开的时间和地点的选择、会议的邀请,以及会议议程的拟定、会议文件的准备和有关的技术性问题(如与会各国代表团的座次安排。会议名称的使用等等);周密的准备工作可为会议的成功奠定良好的基础。
从某种意义上说,会议的发起就是会议的酝酿过程。有关发起国家常常通过适当的外交途径,事先同其他国家。特别是有关主要国家就拟议中的会议交换意见,听取建议,以便对会议的召开达成一致或谅解。会议的议程、开会的地点、时间、参加的国家等常常是各国讨论、磋商的主要问题。
可以毫不夸张地说,每一个国际会议都是一个系统工程,只因各自的层次高低不同、规模大小不一而迥异。从邻近各国,甚至世界各地,调兵遣将汇集数十人乃至数千人至某地参加一次国际会议已属不易。会议中,既要使代表们能开诚布公,畅所欲言,又要使会议在高谈雄辩中保持一致,善始善终,更费周折。何况国际会议的与会者都有一定的身份,不是专家教授,便是社会贤达;不是商贾巨富,便是*大臣。如会务安排发生差错或生活接待有所疏忽都会造成不良的国际影响,使组织者感到尴尬,使代表们感到遗憾。国际会议还是个跨行业、跨部门的工作,从外事到*,从文书到翻译,从印刷到电信,从食宿交通到旅游,无不一一涉及。它必须有许多单位的密切配合与合作,层层负责,环环扣紧,才能事竟于成。进行这样的系统工程,如不事先预作周密的策划,而是“跟着感觉走”,走一步看一步,就难保不出问题。对国际会议要预做认真策划的目的是:
一、有条不紊地进行工作。有了策划,什么时间完成什么,完成到什么程度,由谁来完成,便心中有数,可以避免盲目性和随意性,加强时间观念。
二、预见可能遇到的困难。未雨绸缪。策划即使不能防止意外险阻的出现,至少能使人处变不惊,增加工作的主动性。
三、对各种需要做出估计。兵马未动,粮草先行。国际会议需要充分的人力、物力和财力支持。有了规划才能估计到各种需要的种类、数量和出现的时间,预做准备,防患于未然。
国际会议的组织者理所当然地要认真进行策划,其他与会人士虽不直接从事策划,但熟悉一下国际会议的形成和内中的问题,也定会有所裨益。
策划国际会议需要注意:
一、及早动手。通常一个大型国际会议的构思、酝酿和策划一年前就要开始。策划是个渐进的过程。在构思和酝酿阶段中,策划的雏形实际上也在形成,只是待筹备进行到一定阶段时,人们要求看到工作设想和实施方案,正式的策划才破茧而出。经验表明,策划宜早不宜迟,原因是需留出讨论、修改和审批的充分时间。
二、全面考虑。国际会议的准备工作涉及方方面面,需考虑周详,避免因一时疏漏在将来造成损失。如会议主题选择不当就可能使会议谈不起来;如时间选择不当,正值寒冬或酷暑,就会使与会者叫苦不迭;如会场未选合适,会议服务跟不上来,就会使会议陷于停顿。智者千虑必有一失,虽不应对策划者求全责备,但策划者也决不能因此而放松努力。特别要抓紧关键环节,避免出现大的闪失。
三、订出落实的时间表。为了保证策划能按时实施,必须订出各阶段任务的具体落实时间表。这一时间表是督促检查的依据,也是掌握进度,调整快慢的准绳。经验证明,掌握以下两个环节是关键:
(一)会议请柬发出的时间;
(二)代表抵达和签到的时间。
会议请柬的发出是会议前期准备完成的重要标志。很难设想在会议名称、主题、时间、地点、与会范围及经费确定和落实之前,就发出请柬。代表的顺利抵达和签到则是会前准备已经全部就绪,会议即将开始实质性活动的另一重要标志。因此,如能科学地确定发出请柬和代表报到的时间,并认真予以执行,其他准备工作便可一一带动。
四、借助他山之石。对于我们许多人来说,国际会议还是一个相对的新事物。我们的知识有限,经验不足,应当求助于国内外的先行者,汲取他们的经验教训,结合本行业、本部门、本会议的特点,加以具体策划。别人的总结、规划、报告都有参考价值,可以借来一阅。有时,“与君一席谈胜读十年书”,也不妨一试。
这是一个国际会议的注意事项,相对来说,一次小的会议策划做到这样的程度,会议一定能顺利开展。
以下附上参考文件地址,希望对你有所帮助。
http://www.fjfao.gov.cn/ztzl/ktx/wszs/201210/t20121002_524981.htm
会议策划需要注意哪些问题
(一)、会议资料准备注意事项: 1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好,注意区分参会人员的角色(如分成会议主持、参会领导、参会普通人员),资料按照人员角色分别准备。 2、会议资料较多时,需要按照会议议程将会议资料按次序排放,最好装订成册,编好页码,方便参会人员阅读。 3、当...
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会议策划的注意事项
2、明确客户的偏好以及费用预算 所有的活动都是根据活动预算来策划和设计的,这就要求策划者要清晰了解客户对这场会议活动的预算区间,以及偏好的类型、风格等,这样才能策划出客户满意的会议活动,不然一切都是策划者的天马行空,那样的会议策划是不切实际的,最后客户也不会买单。3、了解会议策划的活动流...
会议策划需要注意哪些问题?
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办一场会需要注意哪些细节?
一、会议场地 依据会议人数与目的,来找合适场地来布置,可以挑选室内、室外、课桌式、宴会式等各种台型布置,也可以让会议策划公司来依据其要求的效果,进而来设计很特别的台形,为会议场地增加横幅、广告画、产品展示柜、鲜花与桌布等,以此来改变会议现场的整体效果。二、会议接待 需要来找到一家有丰富...
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