求山东省“重合同、守信用”企业申报材料之合同管理制度
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发布时间：2022-05-06 07:05
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时间：2022-06-28 23:41
第一章 概 述
第一条 管理制度概述
为防范市场风险与法律风险，提高公司经济效益和合同信用，减少因合同签订、履行过程中发生的纠纷以及公司日常工作中出现的合同事务，依据中华人民共和国相关法律，结合我公司实际情况，特制定本管理制度。
第二条 管理制度适用范围
1、公司对外签订的所有买卖合同、非经营性合同、建设工程施工合同、物资设备采购供应合同及各类其他协议等，均适用本管理制度。
2、公司日常经营中的重要商务谈判、合同签订等事项。
3、公司规定的其他事务。
第三条 公司合同管理机构
公司合同管理机构由合同评审小组、法律专员组成，财务人事处负责合同指导合同归档管理，在公司董事长、分管副总的领导下，负有以下职能：
1、负责修订和完善公司合同管理制度，指导业务部门制订合同。
2、管理实施办法，负责起草公司合同格式文本，会同公司有关部门对重大、重要合同进行评审并出具审查意见，监督、检查各部门合同签订、履行、管理情况，参与合同纠纷的调查处理，制定解决方案。
2、负责组织有关合同管理、合同签订、合同履行，纠纷处理等法律知识的讲座和培训；
3、负责解答合同签订、履行等方面、日常经营工作中相关问题的咨询；
4、负责代理公司及时处理发生各类合同纠纷；
5、协助进行公司合同文本的和案件卷宗归档工作。
6、公司规定的其他相关事务；
公司各部门应指定有相关工作人员负责具体工作，人员名单应及时交管理机构备案。
第二章 工作规定
第四条 合同管理规定
1、合同的起草：属于重大合同范围的合同，由法律顾问单位和法律专员先行拟稿，公司的一般性、日常性合同由公司、各部门自行拟稿，合同内容包括标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款。
为保证日常交易关系的稳定性和原有模式的连贯性，公司、各部门与客户
具有长期履约关系的，有长期履行的自用合同版本的，如无重大事项变更，应继
续使用该合同版本签约，由经办人按合同起草的要求填写；严禁口头协议和非正
规书面形式。任何有疑问和异议的应及时向公司合同管理机构咨询。
银行借款协议应使用银行提供的格式文本，工程设计、施工建设合同应使用
国家规定的相关格式文本。
2、合同的签订：签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。经办人、审查人、批准人各司其职，分工负责。按规定须评审的合同需经过评审程序评审后，方可批准签订。
3、授权委托：公司实行法定代表人授权委托制度，签订重大合同应先取得授权委托书，并在授权范围内签订合同。
4、前期调查：经办部门合同签订前，应对法人背景进行调查，如是自然人应验证对方当事人有效证件，验明主体资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。公司、各部门与客户之间建立了长期履约关系的，经办部门应定期或不定期对客户背景进行调查。
5、合同印章：批准人应当根据审查小组的审查意见，决定合同的批准。公司合同专用章的管理人应要求填写印章使用申请单，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章。
6、合同审查：经办部门应将准备签约的重大合同及相关材料送交公司合同管理机构。公司合同管理机构应在时限内会同合同评审小组对合同内容进行审查，并提出审查意见。对审查人有疑义的部分，经办部门负责人应予全面解释。对审查人提出的修改意见，负责人应予重视，并协商完善。应审查小组的要求，负责人有责任补充相关材料。
重大合同签署前须报公司董事会，由董事会根据该合同是否需经董事会、股东大会审议和履行信息披露，完善相关审议程序后方能签署。合同签署后需第一时间告知董事会履行信息披露义务。
7、合同履行： 合同依法签订后，即具有法律约束力。涉及履行的各部门必须认真履行合同，确保信誉。对某些特殊情况应向合同管理机构请示，由合同管理机构上报分管副总经理协商决定。履行部门应对合同履行中发生的情况，建立台账，由备案员负责书面签证、来往信函等资料的保管。合同履行中所有收据等相关凭证必需是书面形式并有签字盖章。
8、合同变更：重大合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，履行部门应当按合同签订的程序办理、如标的、价款、期限等重大事项变更应向合同管理机构备案，所有补充协议或者变更、解除合同都必需用书面形式，并进行签字盖章。
一般性合同履行过程中如发生合同内容变更的，履行部门应当将变更内容报
告部门经理，所有补充协议或者变更后的合同都必需用书面形式，并进行签字盖
章。
9、违约行为：对履行过程中对方当事人的违约行为，履行部门应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，及时、合理、准确地向对方提出索赔报告。当我方接到对方当事人的索赔报告后，履行部门应当立即通知公司合同管理机构，共同商定应对措施。履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，履行部门应立即通知对方当事人，查明原因，及时化解，并收集好相关证据。
10、履行遗留：对所遗留的问题，履行部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。在期限内确定无法解决的，应当立即报告分管领导和合同管理机构，由合同管理机构协助分管领导指定有关部门配合解决，并提出具体方案。
11、履行完毕：合同履行完毕后，公司、 各部门应将与合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台账等全部资料整理归档。
12、法律责任：对严重损害公司利益的下列行为，公司将追究有关人员的责任，并要求其承担全部损失：
(一)在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，出卖公司利益；
(二)在合同签订、履行过程中，严重玩忽职守，导致公司遭受巨大经济损失；
(三)其他故意违反本管理制度的行为。
(四)对涉嫌职务侵占、挪用资金等刑事犯罪的依法移送司法机关追究刑事责任。
第三章 合同归档
第五条 合同归档规定
1、公司合同实行归档备案管理。公司属于重大合同的由财务人事处档案管理员建立台账统一管理，各部门日常一般性合同由各部门自行备案管理。
2、公司对外签订的重大合同由财务人事处留存合同原件及附件（往来邮件、传真），并填写合同归口记录表。经办部门留存合同复印件及附件（往来邮件、传真）。
3、各部门应遵守上述原则安排人员统一归档管理合同。
4、合同内容属于公司保密制度范围内的规定内容应当标注密级。
第四章 合同交接
第六条 合同交接规定
1、为防止人员离职或岗位调动时，避免合同履行出现瑕疵，出现合同履行不当，降低法律风险，公司实行严格的合同交接程序。
2、公司人员离职或岗位调动时，应将所负责的合同履行情况详细写成书面报告，严禁报告不实，填写虚假事实。
3、公司人员离职或岗位调动时，对合同期限已结束的，应进行严格审查，及时发现是否存在呆帐、坏帐或拖欠价款的事项，如存在应及时报告公司合同管理机构。
4、公司人员离职或岗位调动时，应严格遵守上述交接程序规定，未按规定执行因此所导致的合同无法履行、瑕疵履行公司将追究相关责任。
第七条 本制度经董事会批准后生效。
