wps中为何数据有效性无法用
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发布时间：2022-05-06 06:48
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热心网友
时间：2022-06-28 22:52
一、添加批注 批注是WPS表格中最常用的标注方法。右击选择“插入批注”，在弹出的“批注编辑”窗口中输入要说明的内容，确定后即可为选中单元格添加批注说明。以后只要把鼠标指向这个单元格，就会出现批注框显示输入的说明，鼠标移开又会自动隐藏。可右击单元格选择“编辑批注”对已设置的批注进行修改，选择“删除批注”则可删除添加的批注。
注：设置了批注的单元格右上角会显示一个红色的三角形作为标志，这个看起来可能不太顺眼。不过该标志和批注信息只能在屏幕上看到，并不会被打印出来。
二、利用数据有效性 利用数据有效性也可以为单元格添加说明。选中需要设置标注的单元格，单击菜单“数据/有效性”打开“数据有效性”窗口，切换到“输入信息”选项卡，勾选“选定单元格时显示输入信息”，然后在下面输入标题和输入信息，单击确定完成设置。现在只要选中该单元格就会显示提示信息。以后需要修改说明时，只需选中单元格打开“数据有效性”窗口进行修改即可，在“数据有效性”窗口中单击“全部清除”按钮则可删除说明。
注：使用数据有效性可以同时选中多个单元格给它们设置相同的说明，且设置了说明的单元格上不会出现任何标志。 以上两种标注各有优劣，利用批注插入的说明只对鼠标有反应，对于完全用键盘输入的填表人来说就看不到了，因此比较适合为查看表格的人提供说明。数据有效性添加的说明不管是用鼠标或者键盘操作在选中单元格时都会显示。
热心网友
时间：2022-06-28 22:53
利用WPS表格强大的制表功能，我们能够很轻松完成表格制作，数据的统计分析等任务。但是在数据录入的过程中难免会输入一些错误的数据。比如重复的学号、身份证号，超出正常范围的无效数据。另外，怎么样快速输入一些有特定范围并且重复输入的数据。这些问题我们都可以利用WPS中“数据有效性”这一工具很好的解决。
输入前设置“数据有效性”避免错误
案例一：
在WPS表格中输入数据时，有时会要求某列或者某个区域的单元格数据具有唯一性，比如学生的学号，员工的ID，身份证号等。我们在输入时有时会出错导致数据重复出现，而且这种错误又很难检查。我们就可以利用“数据有效性”来解决这一问题。
1、打开工作薄，如下图1，
图1
2、选中“学号”一列，点击“数据”菜单，选择“有效性”，如图2，
图2
3、打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项下，单击“允许”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”文本框中输入公式“=COUNTIF(a:a,a1)=1”（不包括引号），如图3，
图3
4、切换到“出错警告”填写标题和错误信息，单击“确定”，如图4，
图4
5、下面我们开始输入一些数据检验一下效果。输入不重复的数据时，可以正常显示，如图5，
图5
当输入重复数据时，弹出错误警告对话框，要求要求用户检查后输入正确数据，如图6，
图6
注：=COUNTIF（A：A，A1）=1
意思是,在A列每个单元格只能出现一次,当第二次出现时因为函数值,COUNTIF（A：A，A1）=2,将会出现错误提示.
=COUNTIF（A：A，A1）>1
意思是,在A列当一个单元格的内容在该列是第二次,第三次……出现，单元格变变成红色。
案例二：
我们在使用WPS表格处理数据时，很多情况下输入的数据是有一定的范围的，比如输入学生的各科成绩时，一般是百分制，分数的范围是0—100之间的小数。超过范围的就是无效数据，我们可以输入数据之前设置数据的有效范围避免出现错误。
1、选中要设置数据有效性单元格范围，如图7工作表中选取的表格区域：“C2:E8”
图 7
2、点击“数据”菜单，选择“有效性”，在设置选项卡下，设置允许的条件是“小数”，范围是介于最小值0和最大值100之间，如图8，
图8
3、点击“输入信息”选项卡，填写标题和输入信息。这样，用户在输入数据时可以提醒用户有效的范围，如图9，
图9
4、点击“出错警告”选项卡，填写标题和错误信息，单击“确定”，如图10，
图10
5、我们来检验一下设置的效果，选中C列任意单元格，输入数据之前有相关的提示，如图11，
图11
6、输入正确范围的数据可以顺利的继续进行操作，如果输入超出范围的数据时，弹出错误警告对话框，要求用户检查后输入正确数据，如图12，
图12
二、利用“数据有效性”快速输入数据
案例一：
我们在刚才的表格中插入“性别”和“院系”两列，我们分别叙述设置的两种不同的方法。在性别一列我们只需要输入“男”或“女”两种结果，我们利用“数据有效性”可以快速准确的输入。
方法一：
1、选中“性别”这一列，点击“数据”菜单，选择“有效性”，在设置选项卡下，设置允许的条件是“序列”，“来源”中输入“男”“女”。注意不同选项之间用英文状态下的逗号分隔。点击“确定”，如图13
图13
2、我们来看一下效果。当我们点击“性别”这列下的单元格时，在单元格的右侧就会出现一个下拉箭头，点击箭头就会看到“男”、“女”2个选项，选择其中一个就可以将数据快速准确的输入到单元格中，如图14，
图14
方法二：
我们来换种方法来设置“院系”一列的有效性。
1、首先在整个表格的右侧的某列中，如在L列输入的院系名称，如图15，
图15
2、选中“院系”这一列，点击“数据”菜单，选择“有效性”，在设置选项卡下，设置允许的条件是“序列”，“来源”中点击如图16中箭头所指向的按钮。
图16
选中刚才在图15中输入院系名称的单元格，点击“确定”。如图17所示
图17
3、现在我们来看一下效果，当我们点击“院系”这列下的单元格时，在单元格的右侧就会出现一个下拉箭头，点击箭头就会看到我们所设置的所有院系名称，选择其中一个就可以将数据快速准确的输入到单元格中，如图18，
图 18
4、如果我们要修改其中某个院系的名称时，只需要修改L列中数据即可。为了避免无意中错误的修改、删除L列的院系名称，我们可以将L列隐藏起来，如图19。
图 19
