文秘人员如何组织实施公文的传阅，要注意哪些注意事项
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发布时间：2022-04-21 08:23
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时间：2023-07-21 14:13
随着市场竞争压力的增大，企业领导对信息掌握及信息质量的要求越来越高，而公文处理是信息来源的重要方式之一，这样给承担公文处理业务的办公室文书工作提出了更高的要求。对公文处理流程及传阅技巧的分析是适应办公自动化建设的需要、是提高公文处理质量的需要。
就公文处理流程来说，传统的基于纯手工的公文处理方式，由于受工作繁琐，效率低，公开度、透明度不够的影响，正逐渐被新的办公方式所代替，从外来文处理流程，到发文处理流程，均融入了先进的计算机网络系统，使公文处理流程更加优化、趋于合理，使公文处理自动化程度越来越高。
就公文传阅来说，企业公文传阅与事业单位、*机关等部门的公文传阅有所不同，尤其是煤矿企业领导各种事务繁杂，安全生产压力大，牵涉精力多，因此，给我矿公文传阅工作提出了更高的要求。公文传阅的成功与否，直接影响着领导掌握信息的质量，判断公文传阅成功的标准是指是否让领导能够在精力最充沛集中的时间里，以最佳的思考角度，完全领悟文件的精神，进一步开拓思路，进而对本单位的工作部署安排有所借鉴、启迪、指导等。
二、对公文处理流程及传阅技巧实施分析的具体内容
（一）公文处理流程分析
我矿公文处理主要包括外来文和内部发文。外来文主要指公司来文，外来文办理又称收文办理，收文办理指对矿外来文的登记、拟办、批办、承办等过程；发文办理指对矿内发文的拟稿、审核、核稿、签发、登记、印发等过程；文件管理是指矿办公室档案管理人员对形成或办结文件的接收、整理、保管和提供使用等工作。
（二）公文传阅技巧分析
公文传阅是指办公室文书将需要领导阅知的公文集中在一起呈送给领导，让领导集中领会上级文件精神、掌握信息、交流认识、统一思想和智慧的过程。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆公文传阅不仅仅是将文件呈送给领导阅毕，再取回的简单过程，它还需要一定的方法和技巧，使公文达到最佳的传阅效果。
1.公文呈送要选择好时间
公文呈送，不是随便地找个时间将文件放到领导办公室就可以的，它要求文书必须掌握领导的工作规律、工作动态和作息时间。比如，领导正在办公室集中精力开会，你突然冒失地闯了进去，虽然你送文件不错，但领导肯定会因此而打断思路，直到你走后，领导的思路也不会马上转移到会议的中心议题上来。因此，给领导呈送公文一定要选择好时间。一般要选择领导不在的时间。这样，既惊动不了领导，又让你有时间做一下文件的整理工作。另外，给领导呈送公文时，还要进一步考虑到领导的最佳精神状态问题。
2.公文要根据内容重要程度依次摆放
给领导送文件，不是将文件简单地放到领导办公桌上就完事了，还要注意一下公文的摆放顺序问题。如果随意地摆放，领导即使看了，也不会达到最佳的阅知效果。按文件内容的重要程度，将最重要的文件放在最上面，以此类推（文件传阅一般不是单份的文件，往往是多份文件一起传阅）。因为，根据一个人的阅读习惯和特点，往往开始阅读时精力会很集中，时间一长，注意力就会慢慢减退。如何确定文件的重要性，这就需要文书人员必须先阅读一下文件的内容，将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面，而那些关系不大，甚至没有多大关系的文件放到最后。同时，如果一些文件的内容有内在的联系，比如省管理局下达了如何加强安全生产的文件，如果公司里紧接着也有相应的实施意见和精神等，应该将它们放在一起，这样领导阅读起来能够有所借鉴、对照、启发，能够达到最佳的思考角度和效果。
3.公文要趁领导不在时取回
领导阅知完毕，文书人员应及时地将文件取回。要选择领导不在办公室的时间取，这样也能避免打扰领导的办公思路。总之，一个原则，就是尽量不要无谓地去干扰领导的办公时间，除非有紧急情况。文件取回后，由于领导看完后的顺序已经打乱了，所以，还必须将文件重新按以前的顺序摆放后，再呈送给下一位领导。如果领导有批示意见，还要及时地去办理。另外还要清点一下文件的份数是否和开始登记的一致。如果发现文件有缺失，还要及时询问领导，追查下落，直到找到为止。
三、对公文处理流程及传阅技巧实施分析的意义
（一）完善公文处理程序
通过实施分析，从中发现出问题，总结出经验，对公文处理流程的各个环节及传阅技巧的方式、方法进行修订完善，使公文处理流程更加科学合理、更加符合实际，使公文传阅技巧更胜一筹、更有利于领导领会文件精神，掌握信息，果断决策。
（二）明晰责任，加快效率，提高质量
公文处理全过程均有相关部门和责任人负责，办公室文书可按照领导要求、根据具体情况对其进行催办操作，不至于因为偶然原因而出现公文积压情况。下发文件通过矿内部OA系统发布后，属电子公文，此类公文可不受时间与空间的*，用户可在权限范围内24小时查询利用文件，大大提高了工作效率。公文传阅中把文件摆放顺序、取回时间及呈送时间等关键事项运用于实际，使公文传阅质量明显提高。
（三）降低办公费用
自从有了电子公文，纸制文件的印发量大大降低。个别基层单位需要文件时，可通过网络传输，节约了纸张。管理人员自动化办公观念及节能意识明显增强。
