毕业生档案如何存放
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发布时间：2023-07-17 04:17
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时间：2024-12-06 12:54
毕业生档案如何存放如下：
毕业生档案的存放是大学教育管理工作中的一项重要工作。毕业生档案是人事档案的一种，记录着毕业生的个人信息和学习经历，是对毕业生身份背景的重要证明。下面将从档案的管理、存放、维护等方面进行详细阐述。
一、档案管理
1、毕业生登记
毕业生应在毕业前登记并将个人信息、学习成绩等交给母校的教务部门或档案室，并通过相关授权公示同意学校为其档案的管理和保存。
2、档案管理规范
母校需要制定完整的档案管理制度，明确档案的收集、归档以及保管流程。建立档案管理信息化体系，做到数据共享，信息互通，规范管理。
3、档案管理责任制
学校需要明确档案管理的责任人，也就是档案管理员，负责统筹、领导、协调、指导、监督本科生档案管理工作，保证档案及时、准确归档并得到妥善保管。
二、档案存放
1、档案室的设置
学校需要设置专门的档案室，统一管理毕业生档案。档案室应设在防火、防潮、通风良好的地点。
2、档案室环境要求
档案室应保持安静整洁、温度适宜、湿度适中的环境，做到防盗、防火、防潮、防虫。
3、档案柜
档案柜是存放档案最重要的保障措施，在档案室内应根据毕业年份和专业划分不同的档案柜，每个档案柜都应有独立的锁。
4、维护档案
档案室工作人员需要定期对档案进行清理、整理与维护，严格按照保密级别对档案进行区分、归类。
三、档案维护
1、档案更新
毕业生就业后、换证、升学等资料都需要及时更新到母校，做到档案信息实时完善。
2、档案查询和使用
毕业生可以向母校档案室申请查看或复制自己的档案资料。但在确认申请人身份和操作权限后方可进入档案室，母校需要记录查看资料的时间、人员和使用范围，做到规范管理。
3、档案销毁
在档案保管期届满后，需要归档。归档后，如果档案不再使用，具有法律授权情形或是资料重复等其他特定原因，则可以销毁档案。
毕业生档案的管理、存放和维护是一项重要的工作，学校应制定科学的档案管理制度，确保毕业生档案的信息安全和完整性。同时，学生在离校前应积极主动将自己的档案资料交给母校档案室，以加强档案管理的便利性和高效性。
