企业会议管理制度
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发布时间：2024-10-01 19:27
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时间：2024-12-08 15:27
第一章目的
第1条为规范企业会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。
第二章会议类别
第2条总经理办公会
总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会，参加人员为总经理、财务经理、项目经理及相关的部门负责人，时间原则上定为每周指定日，例会由行政管理部转发通知，并做好会议的相关准备工作。会议纪要由行政管理部负责整理，并于次周周指定日呈总经理审阅后发放至各有关部门。
第3条部门例会
部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会，时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。
第4条部门联席会议
部门联席会议是由总经理或各职能部门经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议，由行政管理部转发通知，并安排时间、地点。会议纪要由行政管理部负责整理，并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门。
第5条其他会议管理
行政管理部每周指定日应将企业例会和各种临时会议统一编制《会议计划》并印发给企业领导和各部门及有关服务人员，凡已列入《会议计划》的会议，如需改期或安排其他会议时，召集单位应提前一定天数报请行政管理部调整《会议计划》。对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，行政管理部有权安排合并召开。
第三章会议的准备
所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作，包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、纪念品、通知与会人等。会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密。会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。
第四章会议记录
会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。集团总经理主持的企业例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议的记录工作，集团总经理另有规定的，依据集团总经理指定的办法实行。会议记录员应做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理《会议纪要》。对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
第五章会议室管理
会议室由行政管理部指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政管理部申请，由行政管理部统筹安排。会议室卫生由行政管理部安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。
第六章附则
本制度由行政管理部负责解释，由集团总经理批准后生效，自颁布之日起执行。编制日期、审核日期、批准日期与修改标记、修改处数、修改日期等信息将根据实际需要填写。
