加强物资采购合同的管理措施有哪些?
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发布时间：2024-08-19 08:04
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时间：2024-08-22 14:27
一、加强物资采购合同的管理措施有哪些
1.做好物资采购合同审核
(1)对合同当事人主体资格的审核。这是首要确认的问题，也是防止合同风险的有力措施。因为合同当事人的资质和资格直接关系到合同签订后是否有效、是否能真正履行的先决条件。应先要求对方出示营业执照、税务登记证及组织代码证，还要对企业的生产资格进行审查。
(2)对合同标的物、数量、质量条款的审核。审查标的条款时，不仅要有货物名称，还须加上货物牌号、商标、型号、规格、品种、生产厂家等。数量条款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等国家没有计量标准的数量单位。质量标准条款中采用国家标准、行业标准或企业标准的，要写明标准名称、代号或编号。
(3)合同标的物交(提)货方式条款的审核。我国《合同法》对于买卖合同的动产标的物采用交付主义，即交付之前由出卖人承担，交付之后由买受人承担。如果采用送货的交货方式，那么货物在途中的风险由出卖人承担;如果采用自提方式，那么货物回途的风险由买受人承担。所以，交(提)货方式条款中，作为产品买受方来说，尽量约定由对方送货的方式。
2.实行物资采购合同管理
在研究和建立合同管理模式时，要注意其可操作性，不脱离现状又不停留于现状，从现状向既定的目标过渡。力求现实性与超前性相统一，理论性操作性与实际可操作性相统一，既满足现实应用的要求又为以后的发展留有余地。
在企业的对外经济合同中，应把所有的物资采购业务纳入合同管理，把主要注意力集中到提高企业整体效益上，对反映经济活力契约化水平的各项指标实行全额管理。主要包括以下要求：一是规范使用合同文本。二是实行合同全过程管理。三是运行业务合同化机制。
3. 加强物资采购合同管理的管理职能
合同管理人员要熟悉业务，将合同管理渗透到业务中，全程监控、全程管理、整体把握，帮助解决企业的经营管理过程中的法律问题，当好企业的卫士。实现法律风险全面、规范、动态管理，对风险的程度和范围进行评估，制定应急预案并组织落实。开展合同管理学习交流。举办合同管理信息简报，案例分析等，共享知识和经验。
4.强化物资采购合同的履行监管，堵塞管理漏洞
首先，严格按照相关管理制度履行职责，避免因失职、渎职而承担管理上的责任;第二，如发现订单价格与框架协议价格约定不符，保留向供应商要求返还不当得利的权利，切实维护企业合法权益。第三、完善制订违约合同索赔管理制度，严格索赔的审核、审批权限，规范索赔流程操作，禁止擅自放弃追索权。
5. 制订物资采购合同管理计划
物资采购合同管理计划中必须要有相应的资料，如供应商的详细资料(如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、中石油电子商务网络供应商成员证、准入证等)，以及这个合同签订时的背景信息及物资供应战略等资料。
制定合同进度表，此表中应包括各类“作业活动”的描述以及检查点的确定，当要求交货期非常重要时，还要注明各类“作业活动”的完成日期。通过此表可使采购方能及时发现各种偏差并采取纠正措施。“作业活动”就是指合同实施过程中必须要进行的具体工作或一系列的相关工作，例如，设备组装、测试、包装、运输等。它需要持续的消耗时间来执行，而且需要使用资源。
合同质量计划，它是质量管理的原始文件。当采购风险不容忽视的物资时，如当采用新技术或使用新供应商时，购买方希望能够对质量管理施加影响。这样，大多数情况下就应该商定一个质量计划并将它纳入合同之中，成为合同项下的完成目标。
二、物资采购的风险有哪些
（一）采购外因型风险
1.意外风险。物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险。
2.价格风险。由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，有意抬高价格，使采购单位蒙受损失。
3.采购质量风险。由于供应商提供的物资质量不符合要求，给用户在经济、技术、人身安全、产品声誉等方面造成损害;
4，技术进步风险。采购物资由于新项目开发周期缩短，如计算机新型机不断出现，更新周期愈来愈短，刚刚购进了大批计算机设备，但因信息技术发展，所采购的设备已经被淘汰或使用效率低下。
5.合同欺诈风险。以虚假的合同主体身份与他人订立合同接受对方当事人给付的货款、预付款、担保财产后逃之夭夭。
（二）采购内因型风险
1.采购计划风险。由于在采购过程中各种增加支出因素的存在，使完成一项采购活动所需的最终采购支出比预期的采购支出有所增加，所以采购面临增加支出的风险，主要表现在编制的采购计划不合理，使采购过程中缺乏合理的依据，不按实际需求安排采购或随意超计划采购。
2..质量不符风险。质量不符是指供应商提供的物资质量不符合采购企业质量的标准或采购合同的要求，物资质量不符存在的风险取决于供应商，同时也取决于采购单位内部。物资验收人员对物资的质量验收工作不重视，或技术不强，对质量检验工作和基本理论知识理解不到位等，都有能造成物资质量低下。物资检验仪器的操作方法不当或检测设备失效，引起物资质量误判，造成质量不符合使用要求的风险。未按规定的检验流程和操作规程进行物资检测，使物资检验不及时、不准确，对不合格的物资未进行标识，若物资标识于实际不符，将导致不合格品验收入库，造成物资质量不符合标准的风险。
3.合同及预付款风险。合同风险是指因为供应商及采购方的各种原因，导致采购合同无法正常履行，给用户造成损失的风险。影响合同风险的因素主要表现在供应商以虚假的合同主体身份与他人订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他假产权证明作为合同担保。供货方本身是皮包公司，将骗来的合同转手倒卖，从中牟利，而采购所需的物资则无法保证。供应商设置合同陷阱无故中止合同，违反合同规定，出现终止采购退款难、采购质量难保证、虚假承诺难兑现、采购变更难履约、携款逃逸难追款等风险。采购人员对采购合同和相关法律法规不熟悉，导致无法识别采购合同中存在的风险，无法有效利用的合同条款规避风险。合同范本乱紊，采购所签订的合同未以范本为准，使合同的内容不规范、不完善、不合理，导致合同产生法律纠纷的风险。
只有做好物资采购合同的管理，才能更有效地维护自身利益。要做好管理首先要明确可能存在的问题，这样才能对症下药。可能存在的风险有意外风险，即政策、或自然等因素造成的风险，合同风险就是合同的不规范导致对方的欺诈等。
