怎么才能提升工作效率，让自己每天过得轻松一点？

发布网友 发布时间：2022-04-22 04:45

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热心网友 时间：2022-07-13 02:23

工作中的事项一般是分为2大类：协作和不协作

1、不协作：自己的事情，专注，不打扰

不协作的，提高效率的方式很简单，关掉微信等IM工具，如果是极易被打扰行，可以单独找一个空间办公或者抽一个办公室人少的时间办公；只要你工作方法没问题，效果都不会差

2、协作：需求确认的准确性、信息的高效互动、人员的有力执行、结果反馈和检查

协作的情况相对复杂一些，我们来好好聊聊：

一、那什么是有效呢，简单意义理解就是完成质量很高，换句话说就是，如果你很速度的完成了，但是完全没有达到标准还不如不做。

完成质量高这个就比较玄乎了，不同的的工作 交付的质量要求不一样，比如销售-业绩+满意度，研发-质量+速度，供应商-成本+速度，内勤-上下游评价+0失误等

那今天我们排除一些不可谈或者跟个人能力和素质影响很大的外，谈谈一般的质量高的定义，大体就是达到了需求方的预期，所以这里有几个关键词：需求方、预期

需求方：

需求确认与管理，特别是内部协调岗位，了解清楚需求具体是什么非常重要，这里存在几个可能性，第一需求方传递的时候以为你懂，实际你不懂；需求方传递需求的时候自己也没有完全清晰；需求方讲清楚了，但是你理解错了

所以在接收到需求的时候确认清楚，需求交付的内容和时间是什么，在这里可以用到目标管理的要素：S TAR=sitiaion、time、action、resout，场景、时间、行动、结果

配合再密切也需要确认，最直接的办法就是复述你的理解，让需求方听是否一致，笔者之前是吃过亏的，比如老板问：XX在你这儿的表现如何？实际老板想要问的是XX我觉得很不错，我想要调走，在你这里是否关键，什么时间可以调走。所以当你不了解的可能会说出一堆有的没得

预期：

很多时候我们对客户的基本上都知道要管理预期，一旦预期很高，你做的好也可能变成不满意，而在中国职场，很多时候不满意可能就是质量不好。

所以特别是对内交互较多的岗位，一定要沟通好彼此的预期，这里就有几个重要因素：

1、守信：答应的事情一定要做到

2、buffer：给自己的时间和交付留一点buffer，预防紧急事件

3、反馈：过程中要不断反馈进展和困难，让需求方感受到你的努力

4、结果：如果是效果类的，建议一定不能藏着掖着，免得像男朋友的礼物，只能进闲鱼

素以总结一下效率=需求管理+预期管理

二、时间管理：执行过程的时间控制和提醒

基于上面，如果你的需求管理和预期管理都已经做好了，那最重要的是支撑你结果的执行不能出现偏差，那一般执行偏差可能有什么因素呢：任务安排不合理+关键信息遗漏

这里的话其实没有太多可讲的，都是职场人经常遇到的，任务那么多，到底做哪个？做着做着忘情了就心里只有他没有她等等，所以这里直接推荐工具，帮助咱们做时间管理

简单事务=可以直接处理，仅需要记录或提醒的简单任务=提醒工具

复杂事务+不需协作=录入笔记软件加工+拆分成可直接执行的、定义明确的简单任务=清单或日程工具。

复杂事务+需要协作=录入笔记软件加工+拆分成可直接执行的、定义明确的简单任务+需要多人协作的，录入相关系统=Trello 看板、Jira 工作流、飞项事项管理等

2.1 清单管理类：

滴答清单：推荐指数 4星

1、可以语音快速输入待办，自动提取时间+事情，不过这个功能不是很显眼，很多人都会忽略，但是笔者认为真香

时光序：推荐指数3星

跟滴答比较类似，但是是一个大而全的软件，有一些使用频率很低的，可以用这个软件全部包含清单，纪念日、记账、生理期，天气预报，我算了算，有了这个软件，我的APP可以省好多空间

2.2 任务协作软件：

日常工作中，只要是在职场中就避免不了协作，就像最独立的研发，也还需要跟测试和项目管理打交道不是，任务管理其实无外呼是事情分解+与人协作这两个部分，笔者根据之前的经验，将使用过的产品做一个盘点介绍。

tower、teambition、worktile、飞项、飞任务等，都是具备任务分派，团队协作的功能，但这几个产品差异还是挺大的，我简单说说。

飞项:推荐指数5星

这个产品是近半年才开始使用的一款产品，上线时间也不长，好像1年左右。

产品比较特别，上面讲个人清单的时候也有提到。不过有一些亮点还蛮符合我的使用需求的。

产品是以事项为核心，可以支持简单事项，也可以支持复杂事项（就是需要拆分多级到的任务），可以支持个人管理也可以支持团队协作。

团队协作里面*比较少，你可以通过微信、链接把任务派给协作方。协作方接受以后就会进入到日程里面，按照需要的时间完成即可

如果过程中需要沟通的复杂事情，还有一个动态空间支持所有的协作方在里面沟通，有点像一个topic的专属空间，如果不想协作人爬楼，可以把一些重点标记出来，会被自动抽取

沟通中如果发现文字图片和文件已经无法满足需求的时候也可以发起会议、直接派待办

所有事结束或者过程，有任何心得和想法也可以记录笔记上门，还可以关联事项和分享：

感觉很符合我自己日常处理一些团队协作的需求，任务管理有时间提醒，避免遗漏；协作沟通很灵活不需要拉群、建组织；功能简单易上手，不需要高额的培训成本，非常适合中小型团队的协作，公司和部门使用都杠杠滴。

最后总结来说，时间管理里面如果纯个人管理可以用滴答；有协作有个人用飞项。

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热心网友 时间：2022-07-13 02:23

热心网友 时间：2022-07-13 02:24

热心网友 时间：2022-07-13 02:24